V dnešnej rýchlo sa meniacom svete sú firmy a ich tímy nútené neustále sa adaptovať. Efektívny stakeholder manažment sa stal nevyhnutnou súčasťou úspešnej implementácie zmien, či už ide o organizačné transformácie alebo menšie projekty. Ako však pracovať so stakeholdermi a čo to vlastne znamená?
V tomto článku vám priblížime najdôležitejšie myšlienky z nášho podcastu „Shift Happens“, doplníme ich o overené Best practices a detailnejšie sa pozrieme na prístup Theory U od Otta Scharmera, ktorá prináša revolučný spôsob, ako viesť hlboké transformačné zmeny.
Kto sú Stakeholderi a prečo sú dôležití?
Stakeholderi sú všetky osoby, ktoré môžu byť ovplyvnené zmenou alebo naopak, ktoré môžu zmenu ovplyvniť. Tieto osoby zahŕňajú nielen interné členy tímov, ale aj externých partnerov, dodávateľov, klientov či profesionálne združenia. Správna identifikácia a manažment stakeholderov je základom úspešnej zmeny.
Často však v projektoch zlyhávame práve v tom, že stakeholderov neidentifikujeme dostatočne skoro alebo s nimi nepracujeme konzistentne počas celej zmeny. Manažéri často predpokladajú, že keď jednorazovo niekomu zmenu oznámia, stakeholderi sa jej prispôsobia. To je však vzdialené realite.
Prečo brať Stakeholder Management seriózne a na čo všetko slúži?
- Vytvorenie transparentnosti a dôvery
- Zisťovanie postojov a rizík
- Vidieť situáciu cez ich oči, z ich perspektívy, aby sme na to brali ohľad pri zmene
- Vedieť koho pozvať kedy do diskusie, spolutvorby
- Spojiť sa a počúvať
- Byť naplno prítomní, dať priestor prehovoriť rôzne hlasy
- Cesta ako sa uistiť, že mám čo najmenej slepých miest
- Budovanie networku, aliancie pre zmeny
Sponzor zmeny ako najdôležitejší stakeholder
Práca so sponzorom zmeny je jedným z najdôležitejších aspektov efektívneho stakeholder managementu. Sponzor, často senior líder alebo manažér, je kľúčovým hráčom, ktorý nielenže iniciuje zmenu, ale má aj rozhodujúci vplyv na to, ako je zmena prijatá a implementovaná.
Ako sme diskutovali aj v našom podcaste, sponzor by mal byť aktívne zapojený počas celého procesu – nie len na začiatku. Jeho úloha spočíva v tom, aby podporoval tím, komunikoval význam a výhody zmeny, a tým udržiaval vysokú morálku.
Ak sponzor chýba, alebo sa nezapája dostatočne, môže to výrazne oslabiť motiváciu tímu a celkovú úspešnosť projektu.
ABC pre prácu so sponzorom
- A Aktívne a viditeľne vystupuje počas projektu
- B Buduje vzťahy a koalície s ostatnými manažérmi
- C K(C)omunikuje priamo so zamestnancami
Nezabúdajte ani na externých stakeholderov
Zmeny sa často týkajú aj externých stakeholderov. Je dobré zvážiť, ako nás vedia v našej internej zmene podporiť. Komunikácia smerom k nim musí byť profesionálna a dodržiavať rôzne pravidlá pre externú komunikáciu.
Kto zvyčajne sú externí stakeholderi?
- obchodní partneri, dodávatelia – odberatelia – subdodávatelia,
- zákazníci,
- konkurencia
- profesné združenia
- médiá
Best Practices v Stakeholder Managemente
- Identifikácia stakeholderov – Prvým krokom je identifikácia všetkých zainteresovaných strán. Tu vám môže pomôcť jednoduchý nástroj: mriežka dôležitosti a vplyvu. Zmapujte si, kto má akú moc ovplyvniť projekt a aký má záujem na jeho výsledku.
- Transparentná komunikácia – Zásadná je otvorená a transparentná komunikácia. Udržujte stakeholderov informovaných, dávajte im priestor na otázky a vyjadrenie obáv. Každý stakeholder má iné komunikačné potreby, preto používajte rôzne kanály, ako sú e-maily, osobné stretnutia či prezentácie.
- Zapojenie stakeholderov od začiatku – Stakeholderov zapojte už v počiatočných fázach projektu. Pomôže to získať ich buy-in a znížiť odpor voči zmene. Ak stakeholderi majú pocit, že sa ich názorom venuje pozornosť, sú viac otvorení spolupráci.
- Pravidelná spätná väzba a adaptácia – Počas implementácie zmeny je dôležité pravidelne kontrolovať náladu medzi stakeholdermi a prispôsobovať stratégiu na základe spätnej väzby. Úspešné zmeny sa robia v spolupráci a často vyžadujú priebežné doladenie plánu.
Problémy a prekážky v Stakeholder Managemente
Aj pri najlepšej príprave sa môžete stretnúť s prekážkami, ktoré bránia efektívnemu manažmentu stakeholderov. Tu sú najčastejšie z nich:
- Nedostatok času – Manažéri a lídri často podceňujú, koľko času je potrebné venovať práci so stakeholdermi. Výsledkom je unáhlený prístup k zmene, ktorý nedáva priestor na správne navnímanie potrieb a obáv.
- Podcenenie dôležitosti komunikácie – Jedna prezentácia na začiatku projektu nestačí. Stakeholderi potrebujú opakovanú a cielenú komunikáciu, ktorá reaguje na ich aktuálnu situáciu.
- Odpor ku zmene – Niektorí stakeholderi môžu voči zmene prejavovať aktívny odpor, a to z rôznych dôvodov: strach z neznáma, neochota meniť svoje pracovné návyky alebo pocit, že zmena ohrozuje ich pozíciu.
- Nesprávne vedenie zmeny – Ak kľúčoví lídri, ako sponzori projektu, neprejavujú aktívnu angažovanosť, zvyšok tímu môže stratiť motiváciu alebo vieru v úspešnosť projektu.
Rady a tipy pre úspešný Stakeholder Management
- Vytvorte prostredie dôvery – Oslovte stakeholderov čo najskôr a zapojte ich do tvorby riešení. Čím viac sa budú cítiť ako súčasť rozhodovacieho procesu, tým väčšia je pravdepodobnosť, že podporia zmenu.
- Využívajte ambasádorov zmeny – V každej organizácii existujú neformálni lídri, ktorí môžu pomôcť šíriť pozitívnu náladu ohľadom zmeny. Identifikujte ich a spolupracujte s nimi.
- Nenechávajte stakeholderov v neistote – Neistota môže vytvárať fámy a odpor. Pravidelná a konzistentná komunikácia pomôže udržať stakeholderov informovaných a motivovaných.
Čo hovorí Theory U o stakeholderoch – Stakeholder Interview
Theory U od Otta Scharmera sa zaoberá tým, ako viesť transformačné zmeny cez hlboké porozumenie a spoluprácu. Jedným z kľúčových aspektov tejto teórie je fáza tzv. Co-Sensing, ktorá kladie dôraz na hlboké navnímanie prostredia a stakeholderov. Pozrite si aj náš článok venovaný téme Sensing Journey.
Theory U odporúča, aby sme v rámci zmien spomalili a venovali čas počúvaniu všetkých zúčastnených strán. Toto sa deje pomocou tzv. Stakeholder Interview, čo je technika, ktorá nám umožňuje lepšie pochopiť, ako stakeholderi vnímajú zmenu, aké majú očakávania a obavy.
Princípy Theory U pre stakeholderov:
- Co-Initiating – Začnite zmenu vytvorením priestoru pre otvorený dialóg so stakeholdermi, kde sa každý môže vyjadriť.
- Co-Sensing – Neponáhľajte sa do riešení. Zastavte sa a načúvajte, čo je skutočne dôležité pre jednotlivé zainteresované strany. Viac o úrovniach počúvania si prečítajte v našom blogu alebo vypočujte v epizódach 6 a 7 podcastu Shift Happens.
- Co-Creating – V spolupráci so stakeholdermi navrhujte konkrétne kroky, ktoré reflektujú ich potreby a očakávania.
Stakeholder interview je nástroj, ktorý vám pomôže odhaliť skryté problémy, získať podporu pre zmenu a pripraviť lepšiu stratégiu. Na rozhovor si vždy vytvorte dostatočný čas a robte ho osobne, nie len prostredníctvom e-mailov alebo telefonátov. Cieľom nie je získať len racionálne odpovede, ale aj emocionálnu podporu a pochopenie.
Záver
Stakeholder Management je oveľa viac než len teoretická povinnosť. Ide o kľúčový nástroj, ktorý rozhoduje o úspechu alebo neúspechu zmeny. Nezabúdajte, že stakeholderi sú ľudia so svojimi obavami, potrebami a motiváciami, a vašou úlohou je ich viesť tak, aby sa stali vašimi partnermi v zmene.
Ak chcete v rámci svojej organizácie dosiahnuť úspešnú transformáciu, venujte dostatok času stakeholderom a zapojte ich do každej fázy procesu. A ako hovorí Theory U, skutočné zmeny sa nedejú cez riadenie, ale cez vytváranie priestoru pre spoluprácu a porozumenie.
Téme stakeholderov sa venujeme v 9. epizóde nášho podcastu Shift Happens
Pokiaľ sa chcete podeliť so svojimi dobrými skúsenosťami, napíšte nám na info@theshiftlab.org